作為采購人，我們首先需要知道采購的基本流程可以劃分為采購計劃的制定、采購行為的發(fā)生、采購過程的監(jiān)督、對廠家生產(chǎn)情況的跟蹤、提貨、驗(yàn)貨、產(chǎn)品入庫、倉儲保管、出庫配送、供銷結(jié)算等。采購成本就是在上述采購流程中所支出的費(fèi)用，因?yàn)橛行┏杀臼强吹靡姷模幢容^容易分析出來或者可以直接從財務(wù)報表中得出的成本;有些是看不見的，即較難分析或易被忽略的，所以將此兩類成本劃分為“顯性成本”和“隱形成本”。
什么是采購顯性成本和隱性成本?
什么是采購的顯性成本?它主要體現(xiàn)在下面幾個：
1、采購計劃編制的成本
準(zhǔn)確的采購計劃能夠精準(zhǔn)地預(yù)測和掌握企業(yè)的生產(chǎn)計劃，可以使企業(yè)在滿足產(chǎn)品生產(chǎn)需求的前提下，最大限度地降低采購資金的占用，同時還要對供應(yīng)市場進(jìn)行全面的分析，調(diào)整訂單計劃，評估和選擇供應(yīng)商。采購計劃的編制可以說是采購整個流程的首要環(huán)節(jié)，它的支出也被稱之為采購計劃編制成本。
2、原材料、半成品或成品成本
原材料、半成品或成品的成本是指貨品購進(jìn)的價格。影響所采購物資價格高低的原因有很多，包括商品市場價格、商品質(zhì)量、市場供求關(guān)系等等。
3、采購管理成本
采購業(yè)務(wù)行為過程中所發(fā)生的費(fèi)用就是采購管理成本。它包括人力成本、招標(biāo)成本、建設(shè)成本、招待費(fèi)、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)等等。
4、運(yùn)輸成本
采購物資的運(yùn)輸一定是會發(fā)生費(fèi)用的，這就是運(yùn)輸成本。選擇一種科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、合理的運(yùn)輸方式將會給企業(yè)節(jié)約一大筆運(yùn)輸費(fèi)用。具有一定規(guī)模和實(shí)力的企業(yè)就更應(yīng)該重視運(yùn)輸環(huán)節(jié)，要實(shí)現(xiàn)采購流程的標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化。選擇合適的運(yùn)輸工具，規(guī)劃合理的運(yùn)輸路線，進(jìn)而節(jié)省運(yùn)費(fèi)、降低采購成本。
5、驗(yàn)收成本
采購回來的原材料、半成品或者產(chǎn)品都需要進(jìn)行檢驗(yàn)后才能入庫。為防止不符合合同協(xié)定或質(zhì)量不合格的原材料、半成品或者半成品入庫，一定要嚴(yán)把物資的入庫檢驗(yàn)這一關(guān)。一旦入庫后才發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量不合格、破損、數(shù)量短缺或者甚至是產(chǎn)品品種出現(xiàn)錯誤，企業(yè)將面臨的不僅僅是由于品種、質(zhì)量、數(shù)量問題而需要退換貨所發(fā)生的費(fèi)用和時間成本，還將可能造成由于原材料或者半成品缺貨而造成的生產(chǎn)線停止運(yùn)作，產(chǎn)生缺貨所造成的成本。
6、倉儲成本
倉存儲成本指的是物資在庫存過程中所產(chǎn)生的費(fèi)用。一方面貨品要存放得當(dāng)，對貨品進(jìn)行分類管理，重點(diǎn)注意一些特殊性質(zhì)的貨品(如易破損的產(chǎn)品、易變質(zhì)的產(chǎn)品)的存儲環(huán)境。另一方面還要建立健全并妥善保管庫存檔案，及時對庫存商品進(jìn)行盤點(diǎn)，若是有庫存的積壓，也會增加倉儲成本。所以科學(xué)、合理地進(jìn)行倉儲管理是降低采購供應(yīng)成本的一個有效手段。
什么又是采購的隱性成本呢?它體現(xiàn)在哪呢?
1、時間成本
由于響應(yīng)顧客需求的過長時間所產(chǎn)生的時間成本。
2、缺貨成本
缺貨成本是指由于存貨耗盡或供貨中斷等原因而不能滿足企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營需要所造成的損失。這一部分成本在財務(wù)報表中是體現(xiàn)不出來的，但是缺貨一旦發(fā)生不僅會帶來很大的經(jīng)濟(jì)損失，而且對企業(yè)聲譽(yù)也會造成很大的影響。
3、庫存積壓成本
相對缺貨成本，庫存積壓成本則是由于庫存產(chǎn)品過多而導(dǎo)致的積壓現(xiàn)象所帶來的成本。庫存積壓使運(yùn)輸、倉儲費(fèi)用明顯增加，而且還占用了企業(yè)的發(fā)展資金。同時，在倉庫存儲的過程中還會出現(xiàn)一些由于保管不當(dāng)?shù)纫蛩囟a(chǎn)生產(chǎn)品損壞所帶來的損失。因此過多的庫存也一樣不利于企業(yè)的發(fā)展。
4、其他易于被忽視的成本
上述采購活動中發(fā)生的顯性成本和隱形成本的總和稱之為所有權(quán)總成本。在進(jìn)行采購業(yè)務(wù)時，我們要從采購所有權(quán)成本出發(fā)，同時根據(jù)不同物料區(qū)分采購成本側(cè)重點(diǎn)，分析影響采購成本的因素，制定有針對性的采購計劃和策略，以此實(shí)現(xiàn)采購成本最低的目標(biāo)。
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